bb-Serie: Messeerfolg ist planbar!
Teil 2: Messeorganisation: Vorhang auf für die wahren Messehelden!
Eine sorgfältige Planung ist ein wesentlicher Faktor für den Erfolg einer Messebeteiligung. Foto: pexels.
Über die vorbereitenden Schritte einer Messebeteiligung haben wir in den letzten beiden Teilen der Serie Messeerfolg ist planbar! in den bb-Ausgaben 2/2019 und 3/2019 umfassend informiert. Die Organisation des Auftritts ist komplex - die optimale Vorbereitung ist entscheidend für den Gesamterfolg der Messebeteiligung und sollte deshalb mit höchster Priorität erfolgen. Für den Projektverantwortlichen ist sie oftmals fordernder als die eigentliche Messedurchführung, denn je strukturierter die Vorbereitung läuft, umso weniger Aufwand und Überraschungen erwarten die Messemannschaft vor Ort.
Mit der Reservierung der Platzierung ist der Startschuss für die Organisation gefallen. Schon zum Zeitpunkt der Buchung sollte ein grobes Standkonzept vorliegen. Denn bereits bei der Anmeldung werden Daten wie Größe, Art (Reihen-, Eck-, Kopf- oder Blockstand), Lage in der Halle und vieles mehr abgefragt. Besteht noch kein Standkonzept, können bei vielen Veranstaltern über sogenannte Messestand-Konfiguratoren modulare Systeme zusammengestellt werden - die NürnbergMesse bietet diesen Service zum Beispiel unter www.standkonfigurator.de an.
Größe des Messestandes ist Zeitfaktor
Möchten Sie einen eigenen Messebauer beauftragen, muss genügend Zeit für die Ausschreibung und die Auswahl eines geeigneten Partners eingeplant werden. Grundsätzlich gilt: Je größer der Stand, umso früher erfolgt die Anmeldung - insbesondere bei Messen, die erfahrungsgemäß frühzeitig ausgebucht sind. Dem Thema Standbau widmen wir im Rahmen dieser Serie einen eigenen Artikel in der nächsten bb-Ausgabe.
Zeitig sollten Sie auch weitere Räumlichkeiten, zum Beispiel für Besprechungen oder Pressekonferenzen, beim Veranstalter reservieren, sofern das eigene Standkonzept keine Rückzugsmöglichkeiten vorsieht. Auch Standparties nach Messeschluss müssen angemeldet und entsprechende Bestellungen, wie zusätzliches Personal, Catering und Reinigung, gemacht werden.
Den kompletten Teil 3 lesen Sie auf den Seiten 8 und 9 in der April-Ausgabe von bauelemente bau.
