„Die Datenbasis verringert und Prozesse verschlankt“

Der renommierte Fensterbauspezialist HBI Holz-Bau-Industrie GmbH & Co. KG in Hemsbünde blickt mit 120 Mitarbeitenden auf eine mehr als 60-jährige Erfahrung im Fensterbau zurück. Lange Zeit arbeitete HBI mit einer Kombination aus klassischer ERP und einer Branchenlösung für den Fensterbau. Der Wunsch nach einem integrierten System wurde immer größer – und mit der Weiterentwicklung von 3E-Look zur vollumfänglichen ERP-Lösung war der richtige Zeitpunkt für die Ablösung des alten Systems gekommen. Wir sprachen mit Thorsten Krüger, IT-Leiter bei HBI, und Markus Brendlin, Teamleiter Projektmanagement bei der 3E Datentechnik GmbH, über den Transformationsprozess.

Herr Krüger, warum waren früher zwei Systeme notwendig?

Thorsten Krüger: 3E-Look haben wir kurz vor der Jahrtausendwende eingeführt – vor meiner Zeit. Die ERP kam circa 2005 dazu. Meinem Stammdatenvorgänger zufolge bestand der wichtigste Grund darin, dass 3E-Look unsere Anforderungen im Holzbereich am besten abdeckte. 2005 gab es schon einige Fensterbauunternehmen, die 3E-Look in Kombination mit Dynamics AX, früher Axapta, im Einsatz hatten. Da fiel die Entscheidung, ebenfalls die neuen Funktionalitäten zu nutzen.

Was waren die Beweggründe, auf 3E-Look als Einzellösung umzusteigen?

Krüger: 3E-Look hat sich enorm weiterentwickelt. Alle für uns relevanten Funktionen – von der Erfassung über die Materialwirtschaft bis hin zum Versand – sind inzwischen vollständig integriert. Die durchgängige Datenbasis verringert den Pflegeaufwand deutlich hinsichtlich Stammdaten und schafft Synergien in Form von schlankeren Prozessen. Die Wartungs- und Pflegekosten haben sich dadurch verringert und insgesamt ist das Handling einfacher geworden.

Markus Brendlin: Wir haben schon Ende der 90er Jahre begonnen, ERP-Erfahrung zu sammeln und diese noch über einen langen Zeitraum mit Dynamics AX vertieft. Das Wissen und die Erfahrungen sind alle in das jetzige 3E-Look eingeflossen. Deshalb braucht es nur noch ein System.

Wie wurde die Umstellung technisch realisiert?

Krüger: Wir haben das neue System schrittweise parallel aufgebaut. So konnten wir vorab alle Funktionen gründlich in der Parallelumgebung testen und mit dem bestehenden Livesystem systematisch abgleichen. Durch die Nutzung einer separaten 3E-Look Solo-Umgebung blieb das Livesystem unangetastet und die Datenintegrität blieb gewahrt. Um Stammdatenabweichungen in beiden Systemen auf ein Minimum zu begrenzen, wurden regelmäßig Stammdaten aus dem Livesystem in das parallele 3E-Look System übertragen. Damit entfiel die doppelte Stammdatenpflege. Vor dem Livegang mussten wir so gut wie keine neuen Stammdaten anlegen. Auch die neu hinzugekommenen Funktionalitäten konnten auf diese Weise getestet werden.

Was zeichnet ein gutes Projektteam aus und wie wichtig war die Zusammenarbeit im Projektteam?

Krüger: Sehr wichtig! Alle Beteiligten müssen sich voll aufeinander verlassen können. Die Zusammenarbeit zwischen IT und den Fachabteilungen war entscheidend. Nur wenn beide Seiten harmonieren und ausgiebig getestet wird, wird ein solch umfangreiches Projekt erfolgreich.

Brendlin: Neben der Softwarekenntnis ist die Fähigkeit entscheidend, in den Fachabteilungen die richtigen Fragen zu stellen – und die Mitarbeitenden zu befähigen, Entscheidungen mitzutragen. Bei HBI war das IT-Team stark aufgestellt, das hat für den Erfolg gesorgt.

Das vollständige und ausführliche Interview lesen Sie in der September-Ausgabe von bauelemente bau (ET: 4. September 2025) auf den Seiten 38 und 39.

Auf die Homepage von HBI geht es hier entlang…

…und zum virtuellen Auftritt von 3E gelangen Sie über diesen Link.

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